Cunoașterea principalelor obligații fiscale PFA încă de la înființare poate preveni declarațiile restante, taxele nebugetate și costurile suplimentare.

Înființarea unui PFA pare, la prima vedere, una dintre cele mai simple modalități de a începe o activitate economică. Procedura de înregistrare este relativ accesibilă, costurile administrative sunt reduse, iar evidența contabilă este mai puțin complexă decât în cazul unei societăți.

Totuși, simplitatea formei de organizare nu înseamnă și lipsa obligațiilor fiscale.

Recent, am analizat situația unui PFA care, de la momentul înființării, nu a solicitat sprijinul unui contabil sau al unui consultant fiscal. Titularul și-a desfășurat activitatea fără să cunoască exact ce declarații trebuie depuse, cum se determină venitul impozabil și ce contribuții sociale pot deveni obligatorii.

După doi ani, situația trebuie corectată prin depunerea retroactivă a Declarației unice pentru fiecare an fiscal și prin achitarea obligațiilor fiscale rezultate. Deși veniturile obținute nu au fost foarte mari, taxele acumulate sunt semnificative în raport cu încasările realizate și trebuie plătite într-o perioadă scurtă.

Acest caz arată de ce o discuție cu un specialist este importantă încă de la înființarea unui PFA.

Un PFA poate funcționa fără contabil, dar nu și fără obligații fiscale

Titularul unui PFA nu este obligat, în toate situațiile, să încheie un contract lunar cu un contabil. Acest lucru nu înseamnă însă că este scutit de organizarea evidenței activității și de îndeplinirea obligațiilor fiscale.

Persoana care desfășoară activitatea trebuie să cunoască, în funcție de situația sa:

• modul de determinare a venitului net, în sistem real sau pe baza normei de venit;
• documentele justificative care trebuie păstrate;
• registrele și evidențele care trebuie întocmite;
• cheltuielile care pot fi deduse;
• obligația depunerii Declarației unice;
• impozitul pe venit datorat;
• condițiile în care se datorează CAS și CASS;
• eventualele obligații privind TVA, RO e-Factura sau casa de marcat;
• termenele de declarare și de plată.

Responsabilitatea declarării corecte a veniturilor și a achitării taxelor îi revine titularului PFA, chiar dacă acesta nu a cunoscut legislația aplicabilă.

Obligații fiscale PFA: de ce veniturile mici nu înseamnă taxe mici

Una dintre cele mai frecvente presupuneri este că un PFA care obține încasări mici va avea automat și obligații fiscale nesemnificative.

În realitate, calculul trebuie realizat separat pentru fiecare an fiscal, potrivit regulilor aplicabile în anul respectiv. Trebuie analizate venitul brut, cheltuielile deductibile, venitul net, statutul persoanei în sistemele de asigurări sociale și pragurile prevăzute de legislație pentru CAS și CASS.

În anumite situații, contribuția de asigurări sociale de sănătate poate produce un efect fiscal important chiar dacă activitatea a generat un venit redus. De aceea, valoarea taxelor nu trebuie estimată numai prin aplicarea unui procent asupra încasărilor.

De asemenea, încasările PFA nu reprezintă automat venitul net impozabil. În sistem real, acesta se stabilește, în principiu, ca diferență între venitul brut și cheltuielile deductibile efectuate în scopul desfășurării activității, cu respectarea condițiilor și limitărilor prevăzute de Codul fiscal.

Dacă documentele justificative nu au fost păstrate sau cheltuielile nu au fost evidențiate corespunzător, posibilitatea de a demonstra deductibilitatea acestora poate fi afectată.

Ce se întâmplă dacă Declarația unică nu a fost depusă?

Nedepunerea Declarației unice nu înseamnă că obligația fiscală dispare. Situația trebuie remediată prin determinarea rezultatului fiscal pentru fiecare an și depunerea declarațiilor restante.

În practică, sunt necesare următoarele operațiuni:

1. Reconstituirea veniturilor și a cheltuielilor pentru fiecare an.
2. Verificarea extraselor bancare, facturilor și a celorlalte documente justificative.
3. Stabilirea regimului de impozitare aplicabil.
4. Determinarea venitului net sau a normei de venit, după caz.
5. Calcularea impozitului pe venit și a contribuțiilor sociale.
6. Depunerea Declarației unice pentru fiecare an restant.
7. Achitarea obligațiilor fiscale principale și verificarea eventualelor accesorii.

Pentru sumele neachitate la termen pot fi calculate dobânzi și penalități de întârziere. De asemenea, nedepunerea declarațiilor fiscale poate atrage sancțiuni contravenționale, iar organul fiscal poate proceda, în condițiile legii, la stabilirea din oficiu a obligațiilor.

Cu cât situația este verificată mai târziu, cu atât poate deveni mai dificilă reconstituirea documentelor și mai mare impactul financiar.

Ce putea fi prevenit printr-o analiză fiscală inițială?

Un contabil sau un consultant fiscal nu poate elimina obligațiile prevăzute de lege. Consultanța acordată la momentul potrivit poate însă preveni erorile, poate identifica opțiunile legale disponibile și îi poate permite titularului să ia decizii în cunoștință de cauză.

În cazul prezentat, o analiză efectuată imediat după înființarea PFA ar fi permis titularului:

• să cunoască de la început taxele care pot deveni datorate;
• să estimeze dacă activitatea este rentabilă în forma aleasă;
• să organizeze corect evidența veniturilor și a cheltuielilor;
• să păstreze documentele necesare pentru justificarea cheltuielilor deductibile;
• să respecte termenele de declarare și de plată;
• să pună periodic deoparte o parte din încasări pentru taxe;
• să analizeze dacă este mai potrivit sistemul real sau regimul normei de venit, acolo unde există posibilitatea legală;
• să compare PFA cu alte forme de organizare;
• să decidă la timp suspendarea sau încetarea activității, dacă aceasta nu mai era rentabilă.

Prin urmare, o parte dintre costuri ar fi putut fi optimizate legal, iar obligațiile fiscale puteau fi cunoscute, planificate și achitate la termen.

Diferența esențială este între a plăti o obligație anticipată și bugetată și a descoperi, după doi ani, că trebuie achitate într-un timp scurt mai multe obligații fiscale, împreună cu eventualele accesorii.

Consultanța preventivă costă mai puțin decât corectarea ulterioară

Mulți antreprenori solicită ajutor de specialitate numai după apariția unei notificări, a unei datorii fiscale sau a unei declarații restante.

În acel moment, serviciul nu mai presupune doar o verificare obișnuită. Specialistul trebuie să reconstituie evidența pentru perioade anterioare, să verifice documentele disponibile, să aplice separat regulile fiscale valabile în fiecare an și să corecteze obligațiile declarative.

Pe lângă costurile profesionale mai mari, titularul trebuie să suporte într-un timp scurt taxele acumulate și eventualele obligații accesorii.

O consultație fiscală realizată la începutul activității poate preveni tocmai această situație.

Ce ar trebui să verifice o persoană imediat după înființarea unui PFA?

După obținerea documentelor de înregistrare, titularul ar trebui să solicite cel puțin o analiză fiscală inițială. În cadrul acesteia trebuie clarificate:

• sistemul de determinare a venitului;
• obligațiile contabile și registrele necesare;
• documentele care trebuie emise și păstrate;
• cheltuielile deductibile specifice activității;
• regimul impozitului pe venit;
• condițiile de plată a CAS și CASS;
• obligațiile privind Declarația unică;
• necesitatea utilizării sistemului RO e-Factura;
• obligațiile privind TVA și casa de marcat;
• termenele fiscale aplicabile;
• suma care ar trebui rezervată lunar pentru plata taxelor.

Această verificare este necesară chiar și atunci când activitatea este redusă sau PFA-ul emite doar câteva facturi pe an.

Exemplu numeric: când taxele pot depăși venitul obținut

Pentru a evidenția impactul pe care necunoașterea obligațiilor fiscale îl poate avea asupra unui PFA, prezentăm un exemplu inspirat dintr-o situație reală, în care valorile au fost modificate pentru păstrarea confidențialității.

Presupunem că titularul este impozitat în sistem real, nu a înregistrat cheltuieli deductibile, nu a realizat venituri salariale și nu s-a încadrat în niciuna dintre situațiile în care nu se datorează diferența de CASS până la nivelul minim.

Veniturile nete realizate au fost următoarele:

• 2.200 lei în anul 2024;
• 1.800 lei în anul 2025.

Calculul obligațiilor fiscale pentru anul 2024

Pentru anul 2024, salariul minim brut utilizat la stabilirea plafonului a fost de 3.300 lei. Baza minimă de calcul al CASS, corespunzătoare unui număr de șase salarii minime, a fost: 3.300 lei × 6 = 19.800 lei

CASS minimă datorată: 19.800 lei × 10% = 1.980 lei

CASS aferentă venitului net, deductibilă la calculul impozitului pe venit, este: 2.200 lei × 10% = 220 lei

Diferența de CASS până la nivelul minim este de 1.760 lei (1.980 lei − 220 lei). Această diferență trebuie achitată, dar nu este deductibilă la determinarea venitului net anual impozabil.

Impozitul pe venit se calculează astfel:

Venit net impozabil = 2.200 lei − 220 lei = 1.980 lei

Impozit pe venit = 1.980 lei × 10% = 198 lei

Pentru anul 2024, obligațiile fiscale principale sunt:

• CASS: 1.980 lei;
• impozit pe venit: 198 lei;
• CAS: 0 lei, întrucât venitul este sub plafonul legal.
• Total obligații pentru anul 2024: 2.178 lei

Calculul obligațiilor fiscale pentru anul 2025

Pentru anul 2025, salariul minim brut relevant pentru acest calcul a fost de 4.050 lei. Baza minimă de calcul al CASS a fost: 4.050 lei × 6 = 24.300 lei

CASS minimă datorată: 24.300 lei × 10% = 2.430 lei

CASS aferentă venitului net și deductibilă la calculul impozitului este: 1.800 lei × 10% = 180 lei

Diferența de CASS până la nivelul minim este de 2.250 lei (2.430 lei − 180 lei). Această diferență trebuie achitată, dar nu este deductibilă la calculul impozitului pe venit.

Impozitul se determină astfel:

Venit net impozabil = 1.800 lei − 180 lei = 1.620 lei

Impozit pe venit = 1.620 lei × 10% = 162 lei

Pentru anul 2025, obligațiile fiscale principale sunt:

• CASS: 2.430 lei;
• impozit pe venit: 162 lei;
• CAS: 0 lei, întrucât venitul este sub plafonul legal.
• Total obligații pentru anul 2025: 2.592 lei

Situația centralizată

În acest exemplu, pentru venituri nete totale de 4.000 lei, obligațiile fiscale principale ajung la 4.770 lei. Taxele depășesc astfel venitul obținut cu 770 lei.

La această sumă se pot adăuga dobânzi și penalități de întârziere, calculate în funcție de scadența fiecărei obligații și data la care aceasta este achitată.

Exemplul demonstrează de ce veniturile mici nu înseamnă automat și taxe mici. Dacă titularul ar fi solicitat o analiză fiscală de la început, ar fi cunoscut efectul contribuției minime de sănătate și ar fi putut decide în cunoștință de cauză dacă activitatea este rentabilă, dacă trebuie continuată sau suspendată și ce sume trebuie rezervate pentru plata taxelor.

Calculul este orientativ și nu poate fi aplicat automat oricărui PFA. Obligațiile fiscale pot fi diferite dacă titularul a realizat venituri salariale sau alte venituri relevante, s-a încadrat într-o categorie exceptată, a înregistrat cheltuieli deductibile, pierdere fiscală ori venit net egal cu zero.

Dacă titularul ar fi solicitat consultanță fiscală de la începutul activității, ar fi cunoscut valoarea estimată a obligațiilor și ar fi putut constitui lunar o rezervă pentru plata acestora.

Pentru anul 2024, obligațiile fiscale principale de 2.178 lei ar fi însemnat o rezervă de aproximativ 181,50 lei pe lună.

Pentru anul 2025, obligațiile fiscale principale de 2.592 lei ar fi însemnat o rezervă de 216 lei pe lună.

Pentru întreaga perioadă, media este de 198,75 lei pe lună. Prin urmare, o rezervă de aproximativ 200 lei constituită lunar ar fi permis titularului să își bugeteze obligațiile fiscale fără presiunea unei plăți neprevăzute.

Diferența este semnificativă: o rezervă de aproximativ 200 lei constituită lunar ar fi fost mult mai ușor de gestionat decât plata, după doi ani, a unei sume de 4.770 lei, la care se pot adăuga dobânzi și penalități de întârziere.

Consultanța fiscală acordată la timp nu ar fi eliminat obligațiile prevăzute de lege, dar i-ar fi permis titularului să le să le estimeze din timp, să le bugeteze și să evite presiunea unei plăți neprevăzute.

Concluzie

Înființarea unui PFA este doar primul pas. Desfășurarea corectă a activității presupune evidență, declarare, calcularea taxelor și respectarea termenelor fiscale.

Lipsa informațiilor nu înlătură obligațiile fiscale și poate transforma o activitate cu venituri reduse într-o datorie dificil de achitat. De aceea, consultanța fiscală nu ar trebui solicitată numai atunci când apare o problemă, ci încă de la începutul activității.

O verificare realizată la timp poate preveni declarațiile restante, poate ajuta la utilizarea legală a cheltuielilor deductibile și poate oferi titularului o imagine realistă asupra costurilor activității sale.

Ai înființat un PFA sau desfășori deja o activitate independentă și nu știi dacă obligațiile fiscale au fost îndeplinite corect? Poți solicita o analiză fiscală a situației tale, înainte ca declarațiile restante și taxele nebugetate să devină o problemă mai mare.

Informațiile prezentate au caracter general. Obligațiile fiscale trebuie analizate individual, pentru fiecare an, în funcție de natura activității, modalitatea de determinare a venitului și situația fiscală a titularului.

Surse: Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală și materialele ANAF referitoare la completarea și depunerea Declarației unice.