În activitatea unei firme, factura este unul dintre cele mai întâlnite documente financiar-contabile. Totuși, în multe situații, factura nu ar trebui privită izolat, ci împreună cu documentele care justifică operațiunea economică: contract, comandă, ofertă acceptată, deviz, proces-verbal de recepție, raport de activitate, anexă de servicii sau corespondență comercială relevantă.

Factura indică suma, furnizorul, beneficiarul, data emiterii și natura generală a bunurilor sau serviciilor facturate. Contractul, însă, explică relația dintre părți: ce s-a convenit, ce obligații există, care este obiectul prestării, care sunt termenele, prețul, modalitatea de plată și condițiile în care serviciile sau bunurile sunt livrate.

Factura nu spune întotdeauna toată povestea

În practică, pot exista facturi cu descrieri generale, precum „servicii consultanță”, „servicii administrative”, „servicii marketing”, „servicii management”, „prestări servicii conform contract” sau „comision intermediere”. O astfel de descriere poate fi insuficientă dacă nu există documente care să detalieze ce s-a prestat efectiv.

În aceste cazuri, contractul și documentele anexă devin foarte importante. Ele pot demonstra că serviciul a fost comandat, prestat, recepționat și că are legătură cu activitatea firmei.

De exemplu, pentru o factură de consultanță, este util să existe un contract sau o comandă, dar și un raport de activitate, o situație de lucrări, o notă de predare, un email de confirmare sau orice alt document care arată ce anume a fost livrat beneficiarului.

Contractul oferă substanță economică operațiunii

Din punct de vedere contabil și fiscal, nu este suficient ca o firmă să dețină doar o factură. Este important ca operațiunea să fie reală, justificată și să aibă legătură cu activitatea economică desfășurată.

Contractul ajută la clarificarea acestor aspecte. Prin contract se poate demonstra motivul achiziției, obiectul serviciului, perioada de prestare, drepturile și obligațiile părților, valoarea serviciului și condițiile de plată.

Ce documente pot susține o factură?

În funcție de natura operațiunii, factura poate fi susținută prin mai multe tipuri de documente:

• contract de prestări servicii;
• comandă fermă sau ofertă acceptată;
• deviz;
• anexă la contract;
• proces-verbal de recepție;
• raport de activitate;
• situație de lucrări;
• aviz de însoțire a mărfii;
• notă de recepție;
• corespondență comercială;
• dovada plății;
• documente de transport;
• documente de predare-primire.

Nu toate aceste documente sunt necesare în fiecare caz. Important este ca firma să poată demonstra, în mod rezonabil, realitatea și scopul economic al operațiunii.

Riscurile lipsei contractului

Lipsa contractului nu înseamnă automat că factura nu poate fi înregistrată, însă poate crea dificultăți în justificarea operațiunii. Riscul crește atunci când factura are o descriere generală, valoarea este semnificativă, serviciile sunt recurente sau nu există alte documente care să confirme prestarea.

În cazul unui control, autoritățile pot solicita documente suplimentare pentru a verifica realitatea operațiunii și legătura acesteia cu activitatea firmei. Dacă societatea nu poate prezenta documente justificative suficiente, pot apărea riscuri privind deductibilitatea cheltuielii, tratamentul TVA sau reconsiderarea unor operațiuni.

De aceea, contractul nu trebuie privit doar ca o formalitate juridică, ci ca un document de protecție contabilă, fiscală și comercială.

Recomandări pentru antreprenori

Este recomandat ca firmele să nu se limiteze doar la primirea facturii. Pentru operațiunile importante, recurente sau cu descriere generală, ar trebui păstrate și documentele care explică relația comercială.

O bună practică este ca fiecare factură importantă să poată fi legată de cel puțin un document suport: contract, comandă, ofertă acceptată, proces-verbal, raport sau dovadă de recepție.

De asemenea, este util ca descrierea de pe factură să fie cât mai clară. În loc de formulări generale, precum „servicii conform contract”, este preferabil ca factura să menționeze tipul serviciului, perioada sau referința la contractul/comanda aferentă.

Concluzie

Factura este un document important, dar în multe situații nu este suficientă singură pentru a explica și susține o operațiune economică. Contractul și documentele anexă oferă claritate, coerență și protecție în cazul unor verificări.

O firmă bine organizată nu păstrează doar facturi, ci construiește un dosar minim pentru operațiunile importante: contract, factură, dovadă de prestare sau recepție și dovadă de plată.

GS Accounting sprijină antreprenorii în organizarea documentelor contabile și fiscale, astfel încât activitatea firmei să fie susținută prin documente clare, complete și corelate cu realitatea economică.

Surse: OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile